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Saiba como aplicar automatização de processos em hospitais e clínicas

Nesse post, o foco está em como aplicar automatização de processos em hospitais e clínicas, para compreender melhor como fazer isso de forma prática. Afinal, é comum pensar nisso como algo denso ou mesmo distante da realidade. Logo, é essencial trazer isso para a realidade da empresa, fazendo um balando de informações e vantagens. Boa leitura! A mudança no setor hospitalar A princípio, a mudança dentro dos hospitais e clínicas vem acontecendo há alguns anos, mas ainda não é algo palpável, fácil de ver por aí. Justamente por isso, muitos gestores ficam na dúvida de como exatamente isso funciona ou o que significa para toda a equipe e negócio. Neste aspecto, vale ressaltar um exemplo da televisão, destacado na série Grey’s Anatomy. Na série, por volta da sexta temporada, o hospital decide que é hora de crescer e adotar a tecnologia como maneira de ampliar as atividades, facilitar a rotina e melhorar a comunicação entre os setores. Acompanhando a série, é possível ver os erros, acertos e benefícios desse processo. Por exemplo, você pode ver a importância de ter acesso a essas informações médicas de maneira rápida, melhorando o tempo de atendimento, reduzindo erros e até mesmo em tornar o ambiente mais fluido. Ao mesmo tempo, traz a questão de como é importante preparar a equipe, aplicar essa mudança aos poucos e mensurar os erros e acertos. Mesmo que de forma super dramatizada, dá para ter uma ideia de como essa mudança é essencial, mas que deve ser pensada e trabalhada todos os dias. Portanto, não é algo recente, mas é uma ação que vem ampliando e melhorando ao longo dos anos. Como aplicar automatização de processos em hospitais e clínicas A automatização de processos dentro de hospitais e clínicas tem como principal objetivo a modernização do campo. Dessa forma, vem para trazer novos recursos e facilidades em toda a atuação, em todos os setores e tornar o meio digital. Neste cenário, é importante considerar que existem atividades mais complexas e outras mais simples, o que impacta na escolha de software e de atuação. Além disso, essa automatização reduz o trabalho da equipe e o tempo em uma mesma tarefa, facilita acesso a informações e ainda torna o processo super eficiente e ágil. Portanto, saiba como aplicar isso dentro da sua clínica ou hospital: 1# Análise e melhoria de gestão Para começar a descobrir como aplicar automatização de processos em hospitais e clínicas, o passo inicial é a análise geral. Assim, o ideal é começar com essa análise, considerando quais são os pontos fracos e fortes. Da mesma maneira, considere como a sua gestão pode ser melhorada, as falhas que persistem ou mesmo quais são as atividades manuais e difíceis. Uma dica interessante para isso é considerar as opiniões da equipe e do público, para saber quais são as reclamações que mais aparecem, erros que estão sempre acontecendo e assim por diante. Por exemplo, veja se a sua equipe sempre tem problemas em relação a escrita nos prontuários, o que causa confusões ou a necessidade de estar sempre conferindo com outros profissionais. Sendo assim, não consiste apenas em analisar todas as informações ao mesmo tempo, mas aos poucos, para ter qualidade naquele dado. Enfim, faça um levantamento geral e valioso dessas informações. 2# Lista de prioridades na hora de aplicar automatização de processos em hospitais e clínicas Após essa análise inicial, é hora de começar a definir quais são as prioridades de automatização, de acordo com a necessidade de cada negócio. Dessa forma, se você notou que a clínica sempre tem problemas em relação a dados básicos, pode ser interessante optar por um software de atualização. Esse tipo de sistema lembra os usuários da clínica sobre a importância de informar mudança de informações, como endereço e telefone. Com isso, o sistema todo passa a ficar sempre atualizado, sem erros e melhorando a comunicação interna. Porém, é importante ter uma lista de prioridades, considerando uma ordem de mudança. Afinal, se você tentar mudar tudo de uma vez, pode acabar tendo problemas para analisar o impacto, verificar resultados ou conseguir gerir tudo isso. Neste aspecto, os itens mais comuns nas listas de automatização de hospitais e clínicas inclui: Call center; Agendamento; Logística; Gestão de pessoas; Gestão de compras e estoque; Setor financeiro, etc. 3# Análise de sistemas, escolha e avaliações Por fim, um dos passos de como aplicar automatização de processos em hospitais e clínicas e seguir esses três pilares: Analise as opções de softwares de aplicação; Escolha aquele que se encaixa ao que você precisa; Avalie quais foram os resultados obtidos com essa mudança. A Token pode oferecer esse suporte para você atingir a excelência em interoperar na saúde no território brasileiro. Além disso, o ideal é sempre optar por sistemas integrados, que possam funcionar em vários setores e se adaptem a cada equipe. Da mesma forma, escolha aqueles que facilitem a comunicação e que possam transformar o trabalho manual em digital com menores erros e mais agilidade. Entre os melhores exemplos dessa aplicação estão: Geração de informações e dados mais assertivos; Confirmação de consultas e exames; Monitoramento da temperatura de insumos, como remédios; Geração de relatórios e laudos médicos, etc. Por fim, é uma maneira de garantir que as suas escolhas sejam mais efetivas, trazendo os resultados esperados. Porém, é importante considerar que, em alguns casos, pode ser preciso mudar a perspectiva, integrar setores, realizar equipes periódicas, etc. Ou seja, é essencial ter pessoas que possam te ajudar nessa mudança e facilitem o seu trabalho, para que seja possível manter a atenção na saúde e tratamento dos pacientes. Como a Token vai te ajudar na Era Digital? A Token desenvolve soluções destinadas a atender as exigências da Era da Transformação Digital. Com experiência de mais de 25 anos no setor, a Token oferece soluções para integrar a empresa cliente, ao competitivo e veloz cenário digital. Sua empresa não perderá tempo para achar o porquê e como resolver gargalos, que impedem a fluidez de seus processos financeiros. Os serviços e

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Aplicação de automação de processos na saúde

RPA / Patricia Francetto

A aplicação de automação de processos na saúde vem como uma resposta para diversos problemas encontrados em hospitais e clínicas. Vale destacar ainda que o ramo da saúde é um dos que vem ganhando mais espaço quando o assunto é automação, já que existe um fluxo gigante de informações que acontecem todos os dias, com tarefas repetitivas e diversos níveis e setores. Com isso em mente, aqui você vai conhecer mais sobre como fazer essa aplicação bem como a importância em todas as áreas. Seja operacional, administrativa e financeira. Boa leitura! Aplicação de automação de processos na saúde – Guia facilitado Primeiramente, é importante conhecer um pouco mais sobre como funciona ou no que consiste essa automação. Dessa forma, podemos traduzir como o uso de recursos digitais, substituindo aqueles manuais, como preenchimentos de tabelas. No geral, isso vem como uma maneira de garantir que atividades sejam mais fáceis e práticas, desde as mais simples até algumas bastante complexas. Não à toa, vem com diversos benefícios importantes na saúde, com destaque para: Redução do tempo das atividades; Redução na mão de obra; Recolocação de pessoal; Melhor aproveitamento de talentos da equipe; Reduz o tempo de tarefas; Garantia de informações em tempo real; Integração de setores. Na maior parte das vezes, essa automação é direcionada para atividades cotidianas, como gestão, marcação de consultas, agendamentos, finanças, logística, etc. Dessa forma, é importante considerar que toda a área da saúde, como laboratórios e clínicas, lida com um fluxo gigante de informações todos os dias. Não apenas as informações internas, como estoques e relatórios, mas também aquelas relacionadas aos pacientes, leitos, laudos e mais. Na prática, todas as informações são essenciais e passam por setores e pessoas. Com o objetivo de evitar erros e trazer facilidade para todos os trabalhos, é possível apostar em bots, que são os robôs, ou em softwares com o objetivo de automatizar essas tarefas. Portanto, vem a aplicação de automação de processos na saúde: Gerir o EHR A princípio, EHR se refere aos Registros de Saúde Eletrônicos, sendo necessário fazer o gerenciamento dessas informações ou desses registros. Dessa forma, essa automação permite que você tenha mais controle do que está acontecendo, evitando que os dados fiquem errados. Inclusive, no setor de saúde, é comum que algumas informações acabem ficando registradas erradas quando é feito manualmente. Afinal, trata-se de um volume muito grande de dados que são vistos diariamente, mas diferente para cada paciente. Porém, como é um ambiente que envolve cuidados que podem levar a tratamentos, ter informações corretas é essencial para um diagnostico ou análise do quadro completo. Portanto, a aplicação de automação vem para gerir esses registros de forma realmente segura e mais resistente a falhas. Aplicação de automação de processos na saúde: integrando unidades Parte do trabalho de automação consiste em integrar unidades diferentes, o que significa setores e pessoas distintas. Em outras palavras, imagine um hospital ou clínica, que tem setores como: Atendimento ao cliente; Recepção; Financeiro; Laboratório; Exames; Consultas, etc. Sendo assim, todas as unidades precisam devem atuar de forma concisa, criando uma identidade ou um padrão de atuação. Inclusive, essa é uma maneira de aumentar as chances de satisfação do público, tendo uma gestão mais positiva. Portanto, ao começar essa automação, considere como a aplicação vai acontecer em outros setores. Principalmente se o plano inicial é começar no setor financeiro, por exemplo, antes de seguir para outros. Aplicação no fluxo de trabalho das equipes A aplicação de automação de processos na saúde também deve abranger as equipes de forma mais individual, considerando as necessidades das equipes. Logo, é preciso considerar quais são as mudanças, exigências e necessidades, que são diferentes. Por exemplo, o setor financeiro pode requerer mais sobre controle, análise de dados e estoques. Enquanto isso, o setor de atendimento direto com o público pode precisar de manejo, habilidades socioemocionais, perspectivas e mais. Geralmente, os hospitais e clínicas também não atuam com um plano de carreira, o que pode ser negativo a longo prazo, principalmente com a automação. Em suma, com essa mudança de trabalho manuais para digitais, faz com que seja necessário realocar colaboradores. Então, ter um plano de carreira evita a evasão e demissão de profissionais, mantendo a equipe mais sólida e preocupada com o negócio. O fluxo de trabalho das equipes vem para gerir o pessoal, controlar e tornar tudo mais eficiente. Assim, garante mais agilidade. Importante A automação não vem para substituir a ação humana, demitindo pessoas, mas como uma maneira de melhorar processos. Por isso, se você tem um hospital ou clínica e está começando a conversar com especialistas, é interessante considerar o impacto que isso terá na equipe em todos os setores. Afinal, trata-se de uma mudança interna que pode afetar colaboradores e pacientes. Neste aspecto, pode ser interessante realizar reuniões, definir como essa mudança vai acontecer e definir um plano de ação funcional. Prepare-se para os desafios da automação Por fim, vale destacar que existem alguns desafios previsíveis que vem com a aplicação da automação de processos na saúde. Assim, dá para destacar: A qualidade de vida do colaborador com as mudanças; Toda a legislação trabalhista; Questões relacionadas a segurança e bem-estar; Monitoramento; Treinamentos; Projetos gerais de mudança; Plano de ação a curto e longo prazo; Execução de atividades e trabalhos; Impacto das mudanças na rotina de trabalho; Análise dos números após a automação; Necessidade de novos profissionais e sistemas, etc. Uma dica é conferir a RPA na saúde, para dar o pontapé inicial na automação robótica de processos. Para saber mais e ficar a par de tudo o que está acontecendo nesse mundo automatizado através dos posts aqui do blog. Se quiser, deixe suas dúvidas e compartilhe mais com nossos leitores. Como a Token vai te ajudar na Era Digital? A Token desenvolve soluções destinadas a atender as exigências da Era da Transformação Digital. Com experiência de mais de 25 anos no setor, a Token oferece soluções para integrar a empresa cliente, ao competitivo e veloz cenário digital. Sua empresa não perderá tempo para

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Benefícios da automação de processos em hospitais e clínicas

RPA / Patricia Francetto

Conhecer melhor os benefícios da automação de processos em hospitais e clínicas é uma das formas mais fáceis de entender porque é preciso dar esse upgrade nos negócios. Independentemente da proporção de pacientes atendidos no dia, focar em avanços tecnológicos que podem melhorar as atividades bem como o atendimento é um dos principais meios de ter o seu espaço reconhecido. Então, aproveite para entender melhor como exatamente isso pode ajudar em todos os setores. Boa leitura! 1# Paperless – O termo de destaque do ano O termo paperless começou a ficar conhecido há alguns anos, mas ganhou mais espaço nos negócios a partir de 2020. Na prática, significa “sem papel”, ou seja, reduzir a impressão de documentos, como relatórios e laudos. Com isso, dá para evitar que os profissionais fiquem presos a esse tipo de documento, percam informações ou tempo de preenchimento. Em alguns casos, é realmente necessário imprimir documentos e preencher relatórios físicos. Entretanto, no dia-a-dia, é possível reduzir bastante isso. Para isso, a automação foca em compartilhar e usar documentos em nuvem, agilizando o acesso a esses dados. Por exemplo, imagine que ao chegar em uma clínica, todas as informações estão salvas e disponíveis para o profissional em poucos cliques. Ou seja, não é preciso procurar a sua ficha, exames e outros, cada qual em um setor diferente. Logo, facilita o acesso, evita a perda de informações importantes e faz com que o atendimento seja mais rápido e de maior qualidade. 2# Agilidade em atendimentos entre os benefícios de automação de processos em hospitais e clínicas Entre as vantagens de começar a dar um up no sistema dos hospitais e clínicas se refere a agilidade. Neste cenário, é válido destacar que uma das principais reclamações dos pacientes se refere a atrasos, perda de documentos importantes ou mesmo as longas filas de espera. Na rotina, isso pode acontecer por diversos motivos. Como a necessidade de reunir todos os documentos antes do paciente entrar, fazer ou atualizar cadastros, preencher fichas, etc. Tudo isso atrasa o sistema e faz com que os minutos passem e a espera se estenda. Através de um sistema de automação, dá para começar com um cadastro simples e atualizar de maneira constante. inclusive, dá para fazer isso no instante de marcar a consulta. Imagine então que o paciente liga para agendar a consulta e já é possível começar o cadastro, com todas as informações mais importantes. Como nome, endereço, data de nascimento, condições médicas, etc. Em seguida, quando o paciente chega para a consulta, você apenas confirma os dados e avalia se existem novas informações ou algo a ser alterado. Tudo isso, aliado com um sistema de informações paperless, torna o atendimento/retorno mais ágil. 3# Gestão geral de hospitais e clínicas Entre os benefícios da automação de processos em hospitais e clínicas está a melhora na gestão geral. Na prática, isso significa que os setores ficam mais organizados e toda a equipe sabe exatamente o que fazer e como garantir a melhor atuação. O destaque aqui está na gestão de medicamentos, exames e materiais. Em suma, esses três setores necessitam de uma organização mais efetiva e números atualizados. Logo, a automação permite que aquela instituição seja capaz de saber exatamente quantos materiais tem, medicamentos, estoques gerais, quanto está saindo e quem está retirando, etc. Além disso, facilita a comunicação no momento de fazer pedidos, repor estoques e informar sobre exames prontos, em atraso, repetições e mais. Ou seja, tudo que antes seria manual, levando tempo e equipes inteiras, torna-se automatizado. 4# Redução de custos – Um dos maiores benefícios da automação de processos em hospitais e clínicas A redução de custos é uma das vantagens mais levantadas quando o assunto é automatizar um negócio. Dessa forma, é válido considerar como impacta na vida do paciente, aumentando as taxas de retorno, mas também falar sobre finanças. Afinal, com uma melhora na organização das finanças, você consegue remanejar pessoas e setores, investir em coisas novas ou mesmo evitar perdas significativas. Portanto, trata-se de uma estimulação para reavaliar setores e funcionamentos. Em resumo, ao automatizar setores de exames, relatórios e estoques, por exemplo, você reduz as perdas. Então, evita que materiais se percam, vençam ou que não sejam devidamente usados. Sendo assim, todos os setores ficam mais engajados, a atuação profissional se torna mais assertiva e, financeiramente, passa a ser mais barato manter a instituição. Vale destacar ainda que a automação melhora o controle da infraestrutura de hospitais e clínicas. 5# Outros benefícios Vale destacar ainda que existem muitos outros benefícios da automação de processos em hospitais e clínicas. Por exemplo, dá para garantir que o paciente sempre receba lembretes da consulta, evitando que perda o horário. Também dá para confirmar a presença do paciente, para reduzir filas e fazer com que os atendimentos aconteçam na hora pré-determinada. Logo, reduz as aglomerações e reclamações. Ao mesmo tempo, é possível realizar pesquisas de satisfação, para entender como o paciente vê o seu negócio e onde é possível melhorar. Inclusive, a automação traz uma integração de equipes. Neste cenário, cada setor consegue realizar as atividades de maneira mais efetiva, em menos tempo e com uma redução de dilemas e erros. Tudo isso contribui para a nutrição de pacientes, aumentando a satisfação bem como os retornos. Então, podemos destacar: Definição de métricas para acompanhar e melhorar resultados; Reduzir tempo e melhorar atendimentos; Mais facilidade para agendamentos, lembretes e atualizações de cadastro; Acesso a informações de maneira imediata; Melhora na conversa de setores e profissionais, etc. Importante Vale destacar que todas as áreas ligadas a saúde necessitam de um atendimento mais humanizado, mesmo com a automação. Dessa forma, é essencial treinar a sua equipe para oferecer não apenas um bom funcionamento no ambiente digital, mas também presencial. Assim, você se adequa a esse novo mundo e atinge novos públicos. Como a Token vai te ajudar na Era Digital? A Token desenvolve soluções destinadas a atender as exigências da Era da Transformação Digital. Com experiência de mais de 25 anos no setor, a

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