25 de maio de 2022

Aderir a automatização de processos no setor financeiro é garantir o funcionamento no piloto automático, tornando os resultados mais efetivos e elevando a competitividade da sua empresa no mercado.

Dessa maneira, vale a pena conhecer as melhores dicas e passos para começar a fazer parte desse novo mundo dos negócios, criando etapas bem planejadas e garantindo o cumprimento de metas e objetivos.

Vale destacar que a automação se refere a integração de tecnologias que tragam uma solução que otimize processos operacionais.

Em resumo, é sair do manual para executar as tarefas de maneira automática.

Boa leitura!

1# Avalie os processos financeiros

A princípio, a regra mais simples para começar a automatização de processos no setor financeiro é observar essa área.

Essa avaliação tem como objetivo definir quais serão os processos automatizados, já que nem sempre a mudança é completa desde o começo.

Sendo assim, você será capaz de definir qual a ordem da mudança, de acordo com as necessidades básicas e mais relevantes.

Geralmente, os processos iniciais mais importantes para mudar são:

  • Faturamento: para que notas e boletos sejam enviados em datas pré-definidas;
  • Reajuste de contrato: atualizando de forma automática e evitando quebras ou reajustes;
  • Registros: registrar um boleto tornou-se algo essencial e obrigatório, então, automatizar isso reduz o trabalho operacional da equipe;
  • Cobranças: esse processo tem como objetivo “lembrar” o atraso do cliente, lembrando da cobrança e evitando que se estenda e ajudando a reduzir inadimplência;
  • Relatórios: as empresas emitem diversos relatórios diferentes e tornar isso um processo automático reduz a carga na equipe, evita atrasos, facilita análises, etc.

Então, avalie os processos da sua empresa e qual a ordem de automação ideal para facilitar o trabalho e reduzir perdas.

Como fazer automatização de processos no setor financeiro?

2# Automatização de processos do setor financeiro: a mudança para o ambiente eletrônico e a previsão do caos

Todos os negócios que buscam uma mudança no método de funcionamento, para se adaptar ao mercado e evoluir, precisam migrar para o ambiente eletrônico.

Caso contrário, você ficará preso em tarefas manuais que levam semanas para serem concluídas.

Ou mesmo a recursos analógicos que fazem a gestão ficar lenta, correndo riscos desnecessários, como perda de dados e datas e mais “pesada”.

Logo, você precisa mudar isso.

Assim, o ideal é começar a migrar para o meio digital, usando ferramentas e softwares a favor da sua empresa.

Isso permite a redução de tempo de trabalho, resultados melhores e assertivos e a redução de custos.

Mas atenção, é essencial evitar o caos.

Para isso, considere como a sua equipe trabalha e se comunica, quais são as necessidades básicas do setor financeiro e como evitar a exaustão.

Por exemplo, criar emails diferentes para cada setor facilita a comunicação interna. Além de agilizar a abertura quando se trata do financeiro.

Inclusive, vale a pena integrar todos da equipe nessa mudança, para garantir o pleno funcionamento a curto e longo prazo.

3# A escolha correta dos softwares

Um dos passos básicos de como fazer automatização de processos do setor financeiro é identificar o software que permite que você dê esse próximo passo.

Neste caso, a dica é considerar o enterprise resource planning, ou ERP.

O ERP consiste em um programa de planejamento dos recursos da empresa, para que o fluxo de trabalho dos setores seja organizado e automatizado.

Em resumo, você deve escolher os softwares que suportem a mudança e ofereçam a atuação que o seu negócio necessita.

Para isso, você precisa começar com o primeiro passo, para depois escolher um software que abrange todos os processos mapeados.

Com isso, você já pode pedir uma ajuda personalizada de qualidade para as empresas ou mesmo ajustes.

Neste momento, nada melhor que ter uma equipe de TI para dar a atenção que você precisa a todos os detalhes.

Fazer isso de forma correta, garante o funcionamento eficaz no futuro, reduz erros e riscos e amplia o seu conhecimento básico.

Importante

Neste momento, vale considerar a integração de áreas da empresa.

Por exemplo, as áreas de interesse ou atuação comuns devem estar integradas para que o sistema funciona de forma ampla.

Na prática, sempre que uma equipe X preenche um dado/formulário, acontece a atualização no software financeiro.

Logo, os processos de todos os departamentos ficam corretos e prontos para uso.

Como fazer automatização de processos no setor financeiro?

4# Erros e treinamentos constantes – Como fazer automatização de processos do setor financeiro

Por fim, um dos passos chaves da mudança de uma empresa é a capacidade de identificar e corrigir erros.

Principalmente no início, esses deslizes acontecem devido ao período de adaptação.

Então, considere quais são esses erros e porque eles estão acontecendo, para prever o que pode ser alterado para um melhor resultado.

Dessa forma, veja como é possível melhorar o desempenho do software e soluções.

Um erro bastante comum dos negócios, é tentar fazer uma automatização completa, de uma vez só.

Quando isso acontece, fica mais difícil identificar e corrigir erros, já que você não possui um mapa individual.

Para isso, também considere um calendário de validação das mudanças, para que nada fique pela metade.

Da mesma maneira, prepare a sua equipe para essa mudança.

Neste aspecto, vale a pena investir em treinamentos e capacitações, de acordo com a área de atuação.

Isso permite que cada colaborador saiba exatamente o que está fazendo, identifique problemas e até pense em soluções inovadoras.

Uma dica interessante é trabalhar com uma equipe pensada em setores e planos de carreira.

Ou seja, cada profissional tem uma lista de tarefas a serem feitas, sabe seu papel e importância ali dentro e tem oportunidade de crescer.

Enfim, depois de aplicar esses quatro passos na sua empresa, é hora de mensurar os resultados desse processo.

Ou seja, considerar como essas mudanças alteraram os números da sua empresa, a partir das mudanças internas, na facilidade, e externas, nos lucros e equipe.

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